WORK GROUP COMPUTING

     End user Information System (EUIS) merupakan suatu aplikasi teknologi infomasi untuk mendukung performance ditempat kerja. Fokusnya adalah menyediakan sistem yang mendukung langsung individual, kelompok, dan kebutuhan departemen. The Organizational Systems Research Association (OSRA) telah mendefinisikan EUIS sebagai aplikasi dari teknologi informasi untuk mendukung bisnis proses dan performa individual dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas keseluruhan organisasi dalam mendukung langsung tujuan dan strategi bisnis.(Regan,.et al, 2002, p3). 

    Untuk mencapai tujuan dalam organisasi diperlukan adanya tools, groupware, dan workgroup collaboration system yang saling terhubung atau terkoneksi dengan baik khususnya pada bagian internal organisasi tersebut.

         Groupware adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu (Alan Dix, 1993). Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas bagian internal organisasi. Groupware dapat mendukung beberapa kegiatan : 

• Komunikasi antar perorangan secara langsung 

• Membangkitkan ide dan membuat keputusan 

• Membagi penggunaan komputer .

Groupware dapat diklasifikasi dalam beberapa cara, salah satunya adalah dimana dan kapan seseorang peserta mengikuti kerja kelompok. Hal ini dapat diringkas dalam matriks time/space.

 Gambar 1,  Waktu / Tempat Dimensi Groupware, menggambarkan e-mail sebagai enabler, atau hub, teknologi kelompok yang mendukung waktu yang sama (sinkron) dan waktu yang berbeda (asynchronous) komunikasi dari tempat yang berbeda, dan internet sebagai pendukung lingkungan untuk pengiriman semua layanan tersebut.

Workgroup Collaboration System adalah suatu sistem yang terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi untuk membantu kelompok-kelompok dalam organisasi untuk saling bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Tipe Workgroup Collaboration System; Menurut Regan(2002) Workgroup Collaboration System dapat diorganisasikan berdasarkan kompleksitasnya serta lamanya mereka berada di pasaran :

a. Level 1: Groupware Product : SupportCommunication

Pada tipe ini jenis-jenis produknya adalah produk yang mendukung komunikasi antara individual, kelompok, dan departemen dalam organisasi. Contohnya adalah;

• E-mail merupakan layanan surat elektronik (e-mail) dimana sistemnya mengirim pesan atau dokumen dari satu lokasi ke lokasi tanpa perlu untuk transfer fisik dokumennya atau kertas.  Selain pesan teks singkat, layanan e-mail juga memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima halaman penuh memo, surat, dan laporan dan mengakses dokumen lainnya seperti mailing list, direktori, dan papan buletin. contohnya ; Eudora,  Imail ,  Communigate, N-Plex Globa , Outlook

• E-mail vocabulary; Spam (E-mail filter, Electronic arrow, Flaming)      

•  Listservs and bulletin boards adalah layanan komunikasi  one-to-many yang memungkinkan anggota untuk tetap up to date tentang isu-isu dan pengumuman. Listservs otomatis,  mudah digunakan, kemampuan komunikasi canggih seperti percakapan threading, pengarsipan file, dan kemampuan pencarian.

•  Calendaring; sistem kalender dianggap alat untuk sekretaris dan asisten administrasi untuk menjadwalkan pertemuan bagi orang lain. Perangkat lunak manajemen Kalender dapat meningkatkan kontrol penjadwalan pengangkatan dan manajemen waktu. Entri kalender, dijadwalkan oleh tanggal dan waktu, mungkin termasuk lokasi, deskripsi, dan agenda.   Software dapat membantu pengguna dalam mengelola janji jadwal, mengelola kontak (misalnya, mendigitalkan informasi dari kartu nama), membuat to-do list, menyimpan catatan, dan berbagi kalender.

• Group document handling

–        mengintegrasikan seluruh aktivitas atau kegiatan ke dalam dokumen

–         memperbarui kode setiap dokumen dalam setiap step

–         mendistribusikan dokumen secara elektronik/ sistem yang bekerja bukan manual

–         menampilkan dokumen 

•  Project management groupware products;   QuickPlace ,Livelink ,   Teamspace ,   ActiveProject

• Virtual office software;  Kantor virtual adalah setiap lokasi di mana seorang pekerja menggunakan teknologi groupware untuk tetap berhubungan dengan kantor atau contoh; HotOffice™,  Instant TeamRoom, NetMeeting, Virtual Office, Innovative Network Integration

• Instant messaging and chat sessions ;

–         Instant Messenger

–         Sametime

–         NetMeeting

–         CoolTalk

–         Netscape Conference

• Desktop videoconference ; Ide pembuatan system ini yang menghubungkan dan berkomunikasi secara bertatapan langsung dengan media video dapat terwujud dengan dikenalnya system berbasiskan ISDN. contoh;  CU-SeeMe,   NetMeeting,    MeetingPoint ,  PictureTel ,    PictureTalk

b. Level 2: Groupware Product : Supporting Group Process

Pada tipe ini jenis-jenis produknya adalah produk yang mendukung komunikasi dan proses antar kelompok di organisasi. Contoh produknya adalah Group Support Systems dan Distance Learning

• Group support systems ; merupakan  proses kelompok dalam mencurahkan pendapat, suara, membangun konsensus, dan menulis kelompok, menambahkan cara fungsi di luar komunikasi didukung oleh chat room atau videoconference. contoh ; GroupSystems , Council Services, Facilitate,   Meeting Works.

• Distance Learning; Learning Space, ClassPoint, Web CT,  e-education,  Collegis, Web Course in a Box,  TopClass, eCollege,   Convene.

c. Level 3: Groupware Product : Supporting Software Agents

Pada tipe ini Pengembang Software dan pembuat keputusan organisasi lebih tertarik dengan anggota-anggota team terotomasi yang potensial. Diharapkan anggota-anggota team ini dapat memperluas fungsinya seperti manajemen proyek.

•  Software agents ;  Knowbots dan  Shopbots

• Groupware

 Gambar 2 -mengilustrasikan hubungan yang solid antara alat groupware dan Knowledge Management. Perhatikan bagaimana alat termasuk kalender, sistem pertemuan elektronik (group sistem pendukung), sistem manajemen proyek, dan alur kerja sistem terdapat dalam bagan yang sama untuk menyediakan sarana untuk berbagi data, menyimpan data, dan mengkoordinasikan tugas-tugas untuk mencapai tujuan organisasi.

  sumber :  

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0CDwQFjAB&url=http%3A%2F%2Fjournal.mercubuana.ac.id%2Fdata%2FGroupware.doc&ei=IHo7UZqIEoGJrAfl6ICYBA&usg=AFQjCNF9igctvAhzRUab8Cl9E8M2x7C6kA&sig2=G7aJafGKrvIrCININV5m_A

http://cms.binus.ac.id/M01640010220104030M0164-Pok-P05-06